أولا: ماهية علم الإدارة
التحرير الاداري أو الكتابة الإدارية وسيلة لا غنى عنها داخل المؤسسات الإدارية . فهو من بين المواضيع التي تهم الموظف الإداري وكل من له علاقة تواصل بالإدارات أي كانت كالطلبة والباحثين العمل وغيرهم. هذا التواصل يتم عن طريق وثائق معتمدة من طرف الإدارات .
أ- مفهوم الإدارة
عرف العلماء، رجال الفكر الاداري الادارة عدة تعريفات اهمها :
يمكن تناول مفهوم الادارة من جانبيي، الادارة كممارسة والادارة كعلم كما يلى:
ب- اهداف الإدارة
تسعى الادارة الى تحقيق الاهداف الرئيسية التالية:
ج- وظائف العملية الإدارية
تتألف العملية الإدارية بشكل عام من الوظائف التالية:
ثانيا: ماهية التحرير الإداري
المراسلات الإدارية كونها من وسائل الاتصال المباشر لا يكمن الاستغناء عنها نظرا لأهميتها في الحياة اليومية والعصرية، و لقد أستخدم الأولون الرسالة فكانت هي الأداة الوحيدة التي تنقل الخبر وتعلم أو تبلغ المخاطب بها عن الأوضاع أو المواقف، بل وقبل ظهور الرسالة المكتوبة كانت هناك أنواع جمة من التراسل والتواصل ولعل أهم الأمثلة الحمام الزاجل أو عن طريق الخيول التي يقودها فارس الذي يسافر من منطقة إلى منطقة لإيصال الخبر
أ- مفهوم التحرير الإداري
التحريرُ الإداري إحدى الوسائل المُستخدمة في تعزيزِ الاتّصال بين الأقسام الإداريّة المُختلفة من خلال قيام المُوظفين بتقديمِ تقاريرٍ كتابية، وإحصائيّة، وغيرها مِن التقارير الأُخرى التي تَصِفُ طبيعةَ العمل في كُلِ قسم نحاول من خلال الاتي تعريفه ومعرفة اهم عناصره وخصاءصه
تعريف التحرير الإداري:
تحرير الكتابة: إقامة حروفها وإصلاح السقط، والسقط هوا لخطأ في القول والحساب والكتابة، و أيضا لغة مشتقة من حرر أي أطلق صراح الفكرة أو إعطاء الحرية للتعبير
أن عناصر التحرير تشمل أربعة عناصر أساسية:
.1.2الموضوع : يتمثل في الوثائق الإدارية بمختلف أنواعها (مراسلات وثائق إعلام الاتفاقات وثائق السرد التعليمات والنصوص القانونية).
.2.2التنظيم : الإدارة العمومية كمرفق عمومي تستوجب (عمليات, التنظيم, التخطيط, التنسيق, الرقابة التوجيه) مراعاة للمستويات بالهيكل الإدارية.
.3.2الشكل: البنية الشكلية للوثيقة "البيانات الإلزامية التي يجب مراعاتها واحترامها.
.4.2الهدف: وتسعى الإدارة من خلال الوثائق الإدارية المستعملة خاصة المراسلات إلى تحقيق هدف معين، أو تحقيق أثر قانوني كقرار التعيين.
ب- خصائص التحرير الإداري ) الخصائص الموضوعية(
تشكل الإدارة بنية هرمية منظمة تسلسليا من قاعدة الهرم إلى رئيس الدولة الذي هو السلطة العليا في البلاد. فنجد إذن داخل الإدارة الواحدة سلطة تسلسلية تمارس من أعلى إلى أسفل ومرؤوسية تسلسلية من أسفل إلى أعلى. وينتج عن احترام التسلسل الإداري انضباط تعم بدونه الفوضى المطلقة في المصالح الإدارية، وتعبر الكتابات الإدارية باستمرار عن هذا الاحترام بواسطة تعابير ومفردات خاصة. إن ذوي الخبرة يعـرفون علامات الاحترام الضرورية للمحافظة على التسلسل بين أعوان الإدارة. فبعض التعابير وبعض المصطلحات لا تستعمل إلا إذا كاتب الرئيس مرؤوسيه بينما تخصص الأخرى منها عند مكاتبة المرؤوس رئيسه. كما تستعمل تعابير خاصة في حالة ما إذا تكاتب موظفان متساويان أو في حالة تواضع الرئيس كمام مرؤوسيه.
يشرفني أن أطلب منكم حضور الاجتماع الذي سينعقد بمقر الوزارة.
– أرجو منكم السهر على تنفيذ هذه المهمة.
- آمركم من الآن فصاعدا بالالتحاق بعملكم على الساعة السابعة والنصف.
- يشرفني أن أقدم لكم بيانا عن نتائج مهمتي.
- إني لممنون لكم عن الاهتمام الذي تولونه لطلبي
– اقترح التعديل الآتي للمشروع الذي يخص ....
- يشرفني أن أخبركم ................ - يشرفني أن أطلب منكم قبول ......
- يشرفني أن اقترح عليكم .........
إن الكتـابات الإدارية تلزم الإدارة كمام العموم، فالسلطة الموقعة للوثيقة هي التي تتحمل مسؤولية ما تتضمنه هذه الوثيقة ولو لم تصدر عنها. وتتجلى هذه المسؤولية بالكيفية التالية:
تعمل الإدارة في خدمة الجميع والصالح العام، ولذلك عليها أن تتصف بالنزاهة والموضوعية، كما يجب ألا تعبر عن المشاعر الشخصية. فمحرر الوثيقة نادرا ما يكون موقعها، لهذا ينبغي أن يمسك عن الإعراب عن المشاعر. ومن جهة أخرى فإن الموقع لا يحرر باسمه ولكن باسم الإدارة وبناء على المهام التي يزاولها داخل المصلحة ويجب أن تكون الوثيقة الموقعة ممكنة القبول من طرف أي موظف أنيطت به نفس المهام؛ فعلى المحرر إذن أن يتجنب التعابير التي يطغى عليها الطابع العاطفي والشخصي والتعسفي أو الانفعالي: متمنيات، أمل، فرح، حزن، قلق...،
فمثلا: لا نكتب: أعلن لكم عن ... (لأنها عبارة مفاجئة ومزعجة)، بل نكتب: يشرفني أن أنهي إلى علمكم أنه .......
ملحوظة: يجوز استعمال عبارة "يؤسفني أن" عوض "يشرفني أن" لتخفيف جواب سلبي، كما يمكن استعمال صيغة "يسعدني أن" في رسالة شخصية عندما نريد أن نؤكد على الجانب الشخصي لهذه المراسلة لكي نعلن عن قرار إيجابي لمخاطب معروف (ترقية، نجاح في مباراة، إنعام بوسام
والافراد، حيث تتجلى في احترام الفوارق التسلسلية. فعلى التحرير الإداري أن يتجنب التعابير المزعجة (المضايقة) أو المحتقرة، وكذلك التقديرات (الملاحظات) الصارمة. وعليه لا يجوز أن نقول مثلا: قراركم عبارة عن نسيج من البلاهة (الغباوة) ولكن، قراركم تنقصه الواقعية.
ويتجنب التحرير الإداري أيضا إعطاء صيغة جد عنيفة للأجوبة السلبية التي هو بصدد التعبير عنها، سيما عند مكاتبة شخص من خارج الإدارة بل بالعكس يحبذ أن يخفف من حدة هذه الأجوبة السلبية .وهكذا لا نقول: أرفض طلبك، أو يؤسفني أن أخبرك بأن طلبك غير مقبول، بل نقول: في الظروف الراهنة لا يمكنني أن أستجيب لطلبك.أو أخذت طلبك بعين الاعتبار وسيحظى بالقبول عندما تسمح الظروف بذلك.
وعندما نريد أن نعبر عن أمر يجب تلطيف الصيغة المستعملة في التعبير ما عدا عند ضرورة فرض السلطة
فلا نقول مثلا: سلم لي هذا الملف بل أرجوك أن تتفضل بتسليمي هذا الملف.
وكما سبق القول بصدد الحديث عن المسؤولية، يجب تفادي تسمية الأشخاص الخارجين عن الإدارة كلما كان هذا الأمر يؤدي إلى إحراجهم. فمثلا لا يجوز أن نقول: أبلغني الدكتور بوزيدي بأنكم قمتم بتصريحات خاطئة بشأن حالتكم الصحية. بل بلغني بأنكم قمتم بتصريحات خاطئة في شأن حالتكم الصحية.
ترتبط هذه الصفة ارتباطا وثيقا بروح المسؤولية وبالموضوعية، والمجاملة. ويجب أن يتصف التحرير الإداري دائما بالحذر لأنه يلزم مسؤولية الإدارة بأآملها. فكل خطأ أو إهمال أبرزه مكتوب إداري، سيعزيه الجمهور إلى مجموع الإدارة وحتى إلى الحكومة أن اقتضى الحال. فإذا تعلق الأمر باتهامات خاصة، يجب ألا نتخذ أي موقف إلا بعد البحث عن الأدلة الصحيحة ومنح المعني بالأمر فرصة لتقديم التفسيرات (أو التبريرات) اللازمة. ولتلطيف صيغة التعبير عن أي رأي أو وجهة نظر يمكن استعمال بعض الصيغ التالية: في نظري، من جهتي، فيما يخصني، يظهر لي، يبدو لي ....
تعتبر هـاتان الصفتان ضروريتان لأي وثيقة من وثـائق العـمل التي ينبغي أن تكون واضحة ومفهومة من لدن الجميع حتى يتمكنوا من تطبيق مقتضياتها واستخلاص نتائجها في عملهم. كما يجب أن تكون هذه الوثيقة قابلة للمطابقة ومرتبة بنفس الطريقة من طرف جميع مستعمليها. وفي هذا الصدد تعتبر ضرورية آل الميزات (أو الإشارات) التي تمكن من مطابقة الوثيقة والعثور على سوابقها: التاريخ، رقم التسجيل، الموضوع، المرجع، تعريف الموقعين والمرسل إليه. كما يجب وضع التاريخ كاملا وبكل وضوح (اليوم بالأرقام، الشهر بالحروف والسنة بالأرقام).
لا بد أن تكون المراجع كاملة، سواء تعلق الأمر بالمراسلات السابقة وبالنصوص التنظيمية، وتجتنب الرموز الغامضة بالنسبة لغير المطلعين، وإذا اقتضى الأمر استعمالها فيجب أن تكون مكتوبة في الوثيقة من قبل بصفة كاملة (ما عدا رقم التسجيل والمرجع).وعندما نرجع إلى نص قانوني، نعرض منه بإيجاز الجزء المهم الذي نقيم عليه دليل النص. ومن أمثلة ذلك: لا نكتب الجزائر في 4-4-2018، بل نكتب الجزائر في 04-فيفري .2018 7
هذه الصفات تنبثق عن الصفات السالفة الذكر، ويكون النص واضحا إذا كان دقيقا وصحيحا وكلما تم استعمال الكلمة الصحيحة في مكانها المناسب وكذلك إذا تم تجنب الاستطرادات الزائدة والجمل والصيغ الأكثر تعقيدا. يجب تفادي الأسلوب المرتبك الناتج عن توالي الجمل بدون ارتباط فيما بينها إلا إذا كانت جملة طويلة ولكنها منسقة تؤدي المعنى أآثر من عدة جمل قصيرة. ويحصل الوضوح على العموم باجتناب الجمل الطويلة، ومن جهة أخرى يجب الاقتصار على ما هو أهم وضروري باستعمال الصيغ الدقيقة والصحيحة واجتناب التوابع والأشياء الزائدة، لأن التحرير الإداري هو وسيلة للعمل بحيث لا ينبغي ضياع الوقت في قراءته بل يجب أن يجد القارئ آل العناصر التي تهمه بدون تعقيد.
وهي آخر خاصية من خصائص التحرير الإداري، وتنتج عن أحسن تطبيق للصفات السابقة. يجب أن تؤدي آل وثيقة إلى حل ملائم للغرض المطلوب وأن تمكن من تحقيقه في أقرب الآجال بالطريقة المطلوبة وبأقل تكلفة. ينبغي أن يدرس المشكل جيدا قبل تحرير الجواب وإذا كانت هناك عناصر وحلول مختلفة يجب أخذها بعين الاعتبار.
تدخل هذه النقطة ضمن دراسة واجبات الموظف إلا أن لها علاقة وطيدة بالتنظيم ككل وبمبدأ المسؤولية خاصة إذ يجب على الموظف أن يحافظ على سر المهنة، فلا يوزع أو يطلع الغير خارج ضرورات مصلحته على أي عمل أو أي شيء مكتوب أو خبر يعرفه شرط ألا يكون ذلك على حساب الإعلام الإداري , كما يمنع من إفشاء وثائق المصلحة أو إتلافها دون ترخيص مكتوب من رئيسه الإداري.