أولا: شروط التحرير الإداري
ترتيب الأفكار والاستدلالات عند التحرير : في هذا المجال يسعى المحرر الإداري إلى جمع معطيات الموضوع المطروح، وكذا المسائل التي قد تتضمن في تقديره على بعض الفوائد التي قد يستغلها أثناء التحرير، كقيامه بالتحريات لاكتشاف الحقائق في قضية من القضايا. وقد يبدأ هذا الترتيب بالعناصر المعروضة عليه من أحداث ووقائع ونصوص سارية المفعول وقابلة للتطبيق، وينتهي بالملاحظات المسجلة والحلول المقترحة. وعليه فإن ترتيب الأفكار والاستدلالات هو الذي يقوده إلى وضع تصميم للمراسلة.
أ- وضع تصميم للمراسلة : ينبغي على المحرر الإداري إعداد تصميم مناسب لمراسلته يساعد على بلورة أفكاره بانتظام وتدرج منطقي لها. وغالبا ما يحتوي هذا التصميم على العناصر التالية :
ب- الشروط المتعلقة بالشكل : ينبغي أن يراعى في الجانب الشكلي النقاط التالية :
شريطة أن تتضمن كل مراسلة نوعا واحدا من هذه المقاييس دون الجمع بينها، ويستحسن استعمال مقياس ((27x 21 وذلك لتداوله وكثرة استعماله في الإدارة .
ثانيا: صيغ التعبير الإداري
تكتسي خصائص الأسلوب الإداري أهمية كبيرة في تحديدها للألفاظ والتعابير والمعاني والمصطلحات لإدارية الواجبة الاستعمال في كتابة المراسلات الإدارية. ولقد أدى التطور الذي عرفته الإدارة في كافة الميادين إلى تنويع الصيغ التعبيرية المستخدمة من طرف محرري المراسلات والوثائق الإدارية، وذلك راجع إلى نوعية الموضوع المراد معالجته ومستوى المحرر وغزارة أفكاره، وكذا الجهة الإدارية المرسل إليها بصفة خاصة. ويمكننا ترتيب هذه الصيغ حسب طبيعة الموضوع وذلك من خلال تقسيم النص إلى ثلاثة أقسام على النحو التالي :
أ- صيغ التعبير الإداري المستعملة في المقدمة:
وهي مجموعة العبارات والمفردات التي تستعملها المراسلات الإدارية وتنقسم هذه الصيغ إلى ما يلي:
تستعمل هذه الصيغ في مقدمة المراسلات الإدارية، وتذكر بالمرجع المستند إليه، كالرسالة السابقة أو البرقية أو النصوص التنظيمية مثل: المرسوم أو القرار أو التعليمة .... الخ ويكون متبوعا بعبارة الاحترام . وفي هذا الشأن توجد عدة صيغ، ونذكر منها على سبيل المثال:
- ردا على رسالتكم، .................... - إجابة عن استفساركم، ......................
- تبعا ل، ............................... استنادا إلى، …………........………….
ويكون موضوعها من دون سند معتمد بحيث تحرر مباشرة بعبارة الاحترام، وتتنوع صيغها حسب الموضوع، ونذكر منها على سبيل المثال ما يأتي:
- يشرفني أن أحيطكم علما ب، ........... يسعدني أن أتقدم إلى سيادتكم، .................
- يؤسفني أن ألفت انتباهكم، ............... يؤسفني أن أطلعكم على، .......................
ب- صيغ التعبير الإداري المستعملة في العرض:
تستعمل في العرض صيغ تعبيرية مختلفة للتعبير عن فكرة أو مجموعة أفكار حول مسالة ما، يريد المحرر الإداري من خلالها تبليغ معلومات بكيفية واضحة ودقيقة إلى المرسل إليه حسب نوع المراسلة المحررة، وموضوعها المعالج، وتسهيلا لعمل المحرر الإداري نذكر بعض الصيغ المتداولة بكثرة في هذا اال وهي :
مثال ذلك:
- لذا ينبغي........... - كما أن هذه القضية………………….……
- وفي هذا الصدد……….…….......
- ....................ليس في مقدوري أن.....................................
- ................حتى تسمح الظروف ب …....سوف نوافيكم ب……..
- ..................لا أستطيع إلا............................................
- .....................لا يفوتني أن أذكركم ب…………...............
- .................................قررت ................................
-........ سوف اتخذ الإجراءات اللازمة ...................................
- .......المطلوب منكم موافاتي ب .......................................
- ............... لقد لفت انتباهي بأنكم .................................
مثال على ذلك :
- ..... وذلك بالرجوع إلى نص المرسوم التنفيذي رقم ... المؤرخ في:.....و المتعلق ب...
....مستندا في ذلك على القرار (أو المنشور) رقم : .....المؤرخ في ...... المتضمن.....
- نظرا للتعليمات الخاصة ب......................................................
- لا يمكن تجاهل التعليمة الوزارية رقم : .... المؤرخة في: ....... والمتعلقة ب ....
تستعمل هذه الصيغ عندما يتحتم على المحرر الإداري ترتيب الأفكار المعلومات المدونة في
المراسلة، و قد يأخذ هذا الترتيب أرقاما معينة أو حروفا أبجدية أو عبارات تشير إلى ترتيب
الفكرة، و نذكر من هذه الصيغ ما يلي :
مثال على ذلك :
- أولا ..................................................................
- ثانيا ..................................................................
- ثالثا ........................................... الخ..…..............
3 …........................................ وهكذا .......، 2، 1 -
- أ، ب، ج............................................ الخ...........
وتكون هذه الصيغ مرتبة ترتيبا عموديا و من العبارات التي تشير الى الترتيب :
مثال على ذلك :
- من جهة …................. و من جهة أخرى ......................
- و بالتالي ............................................................
- بصفة عامة ........................... بصفة خاصة ....................
- بصفة رئيسية......................... بصفة ثانوية .....................
صيغ التعبير الإداري المستعملة في الخاتمة:
وتظهر هذه الصيغ في الرسائل ذات الطابع الرسمي و الشخصي، وتكون عبارة عن
جملة تبين الهدف من الإرسال. وهذه بعض الصيغ :
-1.3 الصيغ المستعملة في الرسائل ذات الطابع الرسمي والشخصي : . 3
مثال على ذلك :
- وأخيرا ....................... أو في الأخير ...........................
- وختاما........................أو في الختام ............................
- أرجو أن تسهروا على تنفيذ هذه التدابير ................................
- أرجو أن تتفضلوا بتلبية طلبي ................. أو رغبتي ...............
- أرجو أن توافقوا على ............ لتمكيني من .......................
2.3 – الصيغ المستعملة في الرسائل ذات الطابع الشخصي فقط: . 3
مثال على ذلك :
- وأخيرا تقبلوا مني سيادة مدير التربية فائق الاحترام والتقدير.
- تقبلوا مني سيادة المفتش أطيب التحيات وأخلصها ...... الخ...........
4. ما ينبغي على المحرر الإداري القيام به قبل، أثناء، وبعد الانتهاء من تحرير
المراسلة الإدارية:
-1.4 قبل الشروع في تحرير المراسلة:
ينبغي على المحرر الإداري الاستعداد لهذه العملية الهامة، وذلك بجمع المعطيات والإلمام بالملابسات والمعلومات الصحيحة حول الموضوع.
تحضير وسائل التحرير والكتابة لتفادي تشوش الأفكار بعد الشروع في المعالجة والتحرير
رسم تصور واضح لمعالجة الموضوع وترتيب الأفكار حسب أهميتها وتسلسل الوقائع والأحداث، وذلك من خلال ضبط خطة عمل موضوعية.
أثناء التحرير:
الحرص على التعرض لكافة الأفكار التي تم تحديدها قبل الشروع في التحرير. ·
المحافظة على ترتيب الأفكار حسب أهميتها دون نسيان فكرة منها، تجنبا لإهدار الجهد والوقت أو تقديم معلومات منقوصة.
تجنب التحرير ساعة الانفعال أو الغضب حتى نتفادى التعبير بطريقة انفعالية وعاطفية ·
بعيدة عن مبادئ الرسالة الإدارية وتأجيل ذلك إلى حين صفاء الذهن والنفس ووضوح الرؤيا والأفكار إذا كانت غامضة.
تجنب الشطب والمحو والحشو في المراسلة الإدارية، لأن ذلك يؤثر سلبا على شكلها ·ومحتواها ويوحي بعدم جدية المحرر الإداري.
بعد الانتهاء من التحرير:
ثالثا: تهيئة التحرير الإداري
إن العمل بجميع العناصر التي درسناها لحد الآن، لا تكفي للقيام بتحرير جيد، بل إنه يتطلب قبل آل شيء التفكير والتحضير وترتيب الأفكار قبل الشروع في التحرير النهائي
. 1 .معرفة الموضوع: إن أول شرط للتحرير الجيد هو أن يعرف المحرر في البداية ما سيكتبه. وهذا يتطلب أن تكون لديه فكرة واضحة على ما يراد عرضه. لهذا يفضل وضع جميع أفكاره على ورقة لترتيبها ثم تنسيقها
. 2 .وضع التصميم: يعتبر وضع التصميم عملا هاما لأنه من خلاله نقيم أهمية التحرير، ومن الضروري أن يشتمل التصميم على ثلاثة عناصر رئيسية وهي:
أ. المقدمة: الغرض من المقدمة هو تهيئة وإعلام القارئ بالاعتبار بما سيتم عرضه فيما بعد. وتحظى المقدمة بأهمية خاصة بالنسبة للتحرير الإداري، حيث يجب أن تتضمن بعض العناصر الضرورية (تاريخ المراسلات السابقة وموضوع هذه المراسلات إلخ ...). وعليه، إذا كان ينبغي أن تكون المقدمة جوهرية فيجب أن تكون فـي نفس الوقت مختصرة، واضحة ودقيقة.
ب. العرض (عرض الموضوع): ينقسم عرض الموضوع إلى قسمين أو إلى ثلاثة أو إلى أربعة أقسام على الأكثر، وذلك حتى يرسخ التصميم بكيفية سهلة وواضحة في ذهن القارئ. آما نأخذ كذلك بعين الاعتبار أثناء تحرير العرض المبدئين التاليين: توازن آل الأقسام فيما بينها، وتقديم في البداية الوقائع والحجج القليلة الأهمية والختام بالتي هي قاطعة.
ت. الخاتمة: المقدمة يجب أن تكون الخاتمة مختصرة تستخلص النتائج من خلال ما سبق قوله في العرض. آما يجب الاعتناء بها جيدا سواء من حيث الشكل أو المضمون، لأنه غالبا ما يتأثر القارئ بانطباعات الجمل الأخيرة. ملحـوظة: ينبغي أن تتضمن آل رسالة مسألة واحدة فقط للمعالجة. وإذا كان الأمر يتعلق بتسوية قضايا مختلفة مع نفس المراسل فمن الأفضل آن تخصص رسالة لكل قضية على حدة، وذلك لتسهيل الترتيب والمعالجة اللاحقة من طرف المصلحة المرسل إليها.