أولا: ماهية المراسلات الإدارية وانواعها
تحتل المراسلات الإدارية مكانا هاما في النشاط الإداري، فهي تمكن المصالح العمومية من الاتصال مع بعضها البعض، أو مع الأفراد. و قد تكون هذه المراسلات مكتوبة أو شفوية
أ- أهمية الرسالة الإدارية :
رغم تطور وسائل الاتصالات والمواصلات الحديثة، من هاتف، فاكس، تلكس، انترنت وبريد الكتروني..الخ. الإ أن المراسلة المكتوبة لازالت إلى يومنا هذا تحتفظ بأهميتها باعتبارها أداة جارية، وأكثر استعمالا في العلاقات الإدارية، ولا يمكن الاستغناء عنها مهما تطورت هذه الرسائل عبر الزمن.
الرسالة الإدارية هي وثيقة إدارية رسمية محررة باسم المرفق العام أو المؤسسة إذا كانت إدارية محضة، وباسم الموقع إذا كانت شخصية، وللإشارة فإن الأسلوب الإداري كما ذكرنا آنفا، فإنه يختلف عما هو متعارف عليه في الأسلوب الأدبي بحيث يتحدد وفق فلسفة معينة مرتبطة بالإدارة بصفة عامة، وبالوظيف العمومي بصفة خاصة، وهو ما تجعله يشكل مجالا مستقلا، وينفرد بخصائص مميزة .
تكتسي المراسلات الإدارية أشكالا مختلفة من بينها " الرسالة الإدارية " و يمكننا أن نميز في هذا الصدد نوعين رئيسيين من الرسائل الإدارية:
- الرسالة الإدارية ذات الطابع الرسمي .
- الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي .
.1.2 الرسالة الإدارية ذات الطابع الرسمي:
.1.1.2 تعريفها : تسمى الرسالة رسالة إدارية ذات طابع رسمي، إذا كانت متبادلة بين مصلحتين عموميتين من إدارة مركزية إلى إدارة مركزية أخرى أو من إدارة مركزية إلى إدارة لا مركزية مثلا :
إلى إدارة مركزية :
وزير التربية الوطنية
…………………
إلى
معالي وزير المالية
……………………..
إلى إدارة لامركزية :
وزير التربية الوطنية
…………….
إلى
السيد(ة) مدير(ة) التربية لولاية ............
بحيث يذكر فيها صفة المرسل وصفة المرسل إليه، ومن جهة أخرى فإن الرسالة الإدارية ذات الطابع الرسمي لا تقتضي إطلاقا لا عبارة النداء ولا عبارة المجاملة. ويمكن ذكر عبارة الاحترام في بداية الرسالة بمعنى مقدمتها.
مثال على ذلك : يشرفني أن أطلب منكم ................
.2.1.2 تقديمها المادي (شكلها)
يراعى في تقديمها المادي العناصر التالية : الدمغة –رقم التسجيل- المكان و التاريخ-
بيان المرسل– بيان المرسل إليه– السلم الإداري (إن وجد) – الموضوع – المرجع (إن وجد) نص الرسالة – الإمضاء .
.2.2 الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي:
.1.2.2 مفهومها : إن الرسائل الإدارية ذات الطابع الشخصي، والمحررة من قبل الإدارة، لا تختلف كثيرا من ناحية تقديمها المادي عن الرسائل الإدارية ذات الطابع الرسمي إلا ببعض العبارات، كعبارة النداء وعبارة المجاملة.
حيث تبتدئ الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي دائما بمناداة المرسل إليه، وذلك باستعمال كلمات مثل: "سيدي .......أو سيادة.......أو السيد : ...........".
وتكون هذه الكملة متبوعة بصفة المرسل إليه، فتكتب على النحو التالي :
- سيدي المدير أو سيادة المدير أو السيد المدير .
و قد تستعمل عبارة النداء حسب مكانة المرسل إليه، فنقول مثلا :
- لرئيس الجمهورية:............................. فخامة الرئيس.
- وللوزير...................................... معالي الوزير
- وللسفير......................................سعادة السفير
أما إذا كانت الرسالة الإدارية موجهة إلى شخص ما، يمكن إضافة كلمة المحترم، أو الفاضل، فنقول :
سيدي المحترم أو سيدي الفاضل .
إن الرسالة الإدارية ذات الطابع الشخصي تنتهي دائما بعبارة تحيه نهائية متمثلة في عبارة المجاملة.
وتختلف عبارة المجاملة بحسب شخصية المرسل إليه. إلا أن العبارة التي تستعملها الإدارة عادة مع الأشخاص سواء كانوا أفرادا أو جماعات خاصة تكون كالآتي :
خصيصا في المراسلات المتبادلة بين الإدارة والأشخاص أو بين الأشخاص والإدارة، لا بين المصالح الإدارية
. .2.2.2تقديمها المادي (شكلها:
فيراعى فيها العناصر التالية : الدمغة- رقم التسجيل- المكان والتاريخ – بيان المرسل- بيان المرسل إليه- السلم الإداري (إذا كان الشخص موظفا)- الموضوع - المرجع-عبارة النداء-نص الرسالة- مع إضافة عبارة المجاملة في نهاية الرسالة - الإمضاء.
فيراعى فيها ما يلي:
الاسم واللقب للمرسل يحرر في أعلى الجهة اليمنى. وظيفته وعنوانه الإداري ( إذا كان موظفا ).
وعنوانه الشخصي (إذا كان غير موظف).المكان والتاريخ. بيان المرسل إليه ( صفته و عنوانه الإداري).
السلم الإداري ( إذا كان الشخص المرسل موظفا ).الموضوع المرجع ( إن وجد ) .
عبارة النداء . نص الرسالة مع عبارة المجاملة في الأخير. الإمضاء .
.3..2 بيان السيرة العلمية والمهنية :(Curriculum Vitae)
تعريفه : يعد بيان السيرة العلمية والمهنية وثيقة من الوثائق الإدارية التي تصاحب ملف وطلب التوظيف أو الترقية لمنصب أعلى، ويهدف إلى التعريف بالمؤهلات العلمية والخبرة المهنية للمترشح مع الإشارة إلى قدراته الخاصة بالإضافة إلى المعلومات المتعلقة بحالته المدنية، وذلك طبقا للنموذج الآتي:
بيان السيرة العلمية والمهنية
الحالة المدنية :
- اللقب:........................ - الاسم: ...................................
- اللقب الأصلي للمتزوجات : ..................................................
- تاريخ ومكان الميلاد :........................ ب: .........................
- الحالة العائلية : ..............................................................
- الوضعية تجاه الخدمة الوطنية :..................................................
- العنوان الشخصي أو الإداري : ................................................
رقم الهاتف:
ثانيا: وثائق التبليغ
أ- جدول الإرسال
جدول الإرسال وسمى أيضا حافظة الإرسال أو ورقة الإرسال، وهو وثيقة إدارية تلخيصية تستعمل من طرف الإدارة العمومية قصد نقل وثائق إدارية رسمية أو خاصة بأشخاص معنيين، من مصلحة إدارية إلى مصلحة إدارية أخرى سواء كانت عليا أو وسطىأو قاعدية (دنيا)، وهو أداة ملائمة للمحافظة على أثر الإرسال.
2.1 - الإشعار بالاستلام :
ويمكن طلب الإشعار بالاستلام فور وصول الوثائق المرفقة به بواسطة إعادة النسخة الثانية موقع عليها من طرف العون الإداري الذي تسلم الوثائق مع وضع ختم الإدارة وتاريخ الاستلام ورقم التسجيل، قصد التأكد من ثبوت استلامها من قبل المرسل إليه.
وليس معنى هذا أن كل جداول الإرسال تخضع إلى شرط الإشعار بالاستلام إلا في حالة إرسال وثائق هامة تتطلب التأكيد من ثبوت استلامها من طرف المرسل إليه. و في هذه الحالة يحرر جدول الإرسال في ثلاث نسخ :
النسخة الأولى تبقى في حافظة البريد الصادر .
أما النسختين الثانية والثالثة، فترسل مع الوثائق أو الملفات المرسلة شريطة إعادة إحدى النسختين إلى المرسل مع ملاحظة الإشعار بالاستلام المذكورة أعلاه.
أما من حيث الشكل فان جدول الإرسال يتضمن العناصر التالية :
,1,2 الدمغة، وهي شعار الدولة والطابع وعنوان الإدارة أو المؤسسة .
- رقم تسجيل الإرسال في البريد الصادر .
بيان المرسل، يذكر فيه صفة المرسل بيان المرسل إليه : - تذكر صفة المرسل إليه إذا كان شخصا معنويا،
أو اسمه ولقبه وعنوانه الإداري إذا كان شخصا طبيعيا
عنوان الوثيقة:" جدول الإرسال" يدون في وسط الورقة بالبنط العريض .
مضمون جدول الإرسال ويتكون من ثلاثة أعمدة على النحو التالي :
العمود الأول : ويخصص لتعيين نوع الوثائق المدرجة في الجدول، مع تمهيد لها بذكر إحدى العبارات الآتية :
- تجدون طي هذا الإرسال . تجدون طيه .
- تجدون رفقة هذا الجدول . تجدون رفقته .
* العمود الثاني : ويخصص لبيان عدد هذه الوثائق المرسلة، حيث يذكر أمام كل وثيقة عددها.
* العمود الثالث : مخصص للملاحظات حيث أن جدول الإرسال لا بد أن يحتوي لزوما على إشارة تمكن المرسل إليه من معرفة السبب الذي أدى إلى إرسال الوثائق المشار إليها في العمود الأول المخصص لبيان نوع الوثائق.
ولهذا، فانه ينبغي على المحرر الإداري أن يوضح في العمود الثالث المخصص للملاحظات هدف الإرسال، وذلك باستعمال عبارات مختلفة حسب طبيعة الوثائق ونذكر منها ما يلي:
- للإطلاع -للإعلام . -لكل غاية مفيدة . -للإمضاء . - للاختصاص .
- للتنفيذ . - للدراسة و إبداء الرأي ..... الخ .
ب- الاستدعاء
هو مراسلة إدارية بسيطة تستعمل لغرض واحد، وهو طلب حضور الأشخاص إلى مقرات العمل أو الاجتماع في مكان معين، أو طلب حضورهم مصحوبين بوثائق لاستكمال ملفات أو المشاركة في عمليات معينة، مثل إجراء مسابقات أو امتحانات أو عمليات تكوينية : ( ملتقيات، أيام دراسية وندوات تربوية ... [1]الخ .
لقد جرت العادة عند توجيه إستدعاءات للأشخاص أن يكون شكلها في قالب يتوافق وشكل الرسالة الإدارية بجميع عناصرها مع إضافة النقاط التالية في نص الاستدعاء :
- تاريخ وساعة ومكان انعقاد الاجتماع وموضوعه، أو جدول اعماله.
ويرسل الاستدعاء إلى المعني داخل غلاف مغلق أو في شكل مطوية.
ج- الدعوة
هي طلب حضور شخص معنوي أو طبيعي لاجتماع معين أو جلسة عمل أو نشاط من الأنشطة العلمية أو الأدبية أو الثقافية أو الرياضية أو الفنية .... الخ، قصد المشاركة أو التشريف. ولقد نصت إحدى مواد قانون البلدية على أن المجلس الشعبي البلدي يجتمع عند الضرورة لدراسة قضايا مستعجلة في دورات استثنائية بـــــــ "دعوة" يوجهها رئيس المجلس لكل عضو فيه. وعلى هذا الأساس فإن المشرع قد إختار صيغة "الدعوة" بدل "الاستدعاء" عند طلب حضور العضو البلدي للاجتماع، على اعتبار صيغة الدعوة مهذبة أكثر من صيغة الاستدعاء .
يستعمل الاستدعاء عند استدعاء الأشخاص للحضور شخصيا لاستلام أشياء، كالطرود البريدية أو الوثائق، كجواز السفر ... الخ. أو سماع أقوالهم، كاستدعائهم لدى محافظ الشرطة أو فرقة الدرك الوطني .... الخ .
أما بخصوص صيغة المجاملة التي تختتم بها الدعوة فإن صياغتها تكون إما :
- تقبلوا مني السيد الفاضل فائق الاحترام والتقدير. وإما: - تقبلوا مني زميلي المحترم فائق التقدير والشكر.
وذلك حسب طبيعة العلاقة التي تربط صاحب الدعوة بالمدعو.
- الدمغة .
-رقم التسجيل- المرسل. - المرسل إليه. - الموضوع "دعوة". - نص الدعوة. - المكان والتاريخ. الإمضاء.
ثالثا: وثائق إدارية غير الرسالة
أ- المذكرة
هي وثيقة إدارية داخلية ومؤقتة متداولة داخل الإدارة أو المؤسسة، لكونها لا تستعمل في التعامل مع أشخاص أجانب عن الإدارة أو المؤسسة، وتنتهي صلاحيتها بانتهاء العمل الذي صدرت من أجله.
وتتضمن المذكرة تعليمات ومقررات من المسؤول الإداري إلى مرؤوسيه، قصد العمل على تطبيق التوجيهات الصادرة من أجل توحيد طريقة العمل وتحسينها، كما تصدر أيضا من المرؤوس الإداري إلى رئيسه لإفادته بمعلومات عاجلة أو أجلة.
تكون المذكرة في أحد الأشكال التالية :
.1.2 مذكرة توجيهية، تصدر من الرئيس الإداري إلى مرؤوسيه قصد توحيد وتحسين طرق العمل بالإدارة أو
المصلحة.
.2.2 مذكرة إعلامية، تصدر من الرئيس الإداري للأفراد والجماعات في شكل إعلان للزوار بخصوص تحديد مواعيد الاستقبال مثلا، تصدر من المرؤوس الإداري إلى رئيسه قصد، إعلامه بوضعية ما .
- مذكرة إدارية أو مصلحية، تصدر في شكل إعلان من الرئيس الإداري إلى مرؤوسيه وتعني
جميع المصالح والموظفين التابعين لها كتحديد مواعيد العمل مثلا .... الخ.
الهدف من المذكرة هو التماس تعليمات أو إعطاؤها أو التزويدأو التزود بأخبار، أوطلب توضيحات بخصوص موضوع ما.
تخضع المذكرة لجميع عناصر التقديم المادي التي تطبق في مجموع الوثائق الإدارية وهي :
- الدمغة.
- رقم التسجيل.
- بيان المرسل إليه إذا كانت المذكرة موجهة إلى شخص معين مثال ذلك : مذكرة مرفوعة إلى السيد والي الولاية .
أما إذا كانت موجهة موعة من الموظفين فنكتفي بكتابة : مذكرة إدارية.
- الموضوع.
- المرجع ( عند الاقتضاء ). - نص المذكرة. -المكان و التاريخ. -الإمضاء.
ب- التعليمة
هي وثيقة إدارية داخلية تصدر من سلطة إدارية عليا، أي من الرئيس الإداري إلى المرؤوسين.
هو إعطاء تعليمات وتوجيهات في مجال من االات، ويتم نشرها على نطاق واسع في المصالح المركزية أو المصالح الخارجية، وتظل التعليمة سارية المفعول إلى حين تعديلها أو إلغائها .
تكون التعليمة في أحد الأشكال التالية :
- تعليمة رئاسية . - تعليمة حكومية . -تعليمة وزارية . -تعليمة ولائية .... الخ .
تخضع التعليمة لجميع عناصر التقديم المادي التي تطبق في مجموع الوثائق الإدارية و هي :
- الدمغة . - رقم التسجيل . -بيان المرسل إليهم إذا كانت موجهة إلى المسؤولين أو أشخاص معينين.
مثال ذلك :
- تعليمة إلى السادة الولاة . - تعليمة إلى مديري التربية بالولايات
- تعليمة إلى مفتشي التربية الوطنية ... الخ. - الموضوع .
- المرجع عند الاقتضاء - نص التعليمة .
- المكان و التاريخ . - الإمضاء .
ج- الإعلان
هو وثيقة إدارية مؤقتة تصدرها الإدارة من حين لآخر باعتبارها وسيلة من وسائل الإعلام والتبليغ الداخلي .
تلجأ الإدارة إلى تحرير الإعلانات من أجل تبليغ و إعلام الموظفين العاملين بها بخصوص قضايا وانشغالات المهم في الحين، سواء تعلق الأمر بالنشاطات والممارسات المهنية، أو بقضايا ذات علاقة بحالة الموظف الإدارية، قصد تسويتها أو المطالبة بتنفيذ أمر ما، أو بخصوص إعلامهم للمشاركة في الامتحانات أو المسابقات أوالتداريب التي تهمهم، وذلك قصد الاستعداد لها وتقديم رغباتهم بشأنها .
تلصق الإعلانات في مكان مخصص لها وفي المكان الذي تتواجد فيه الفئة المعنية، كقاعة الأساتذة مثلا، إذا كان الإعلان يهم الأساتذة، وعلى سبورة الإعلانات فيهاو المؤسسة إذا كان الإعلان يهم التلاميذ.
ويمكن أن نسجل الإعلانات على لوح الملصقات الذي تخصصه الإدارة لذلك، أو تدون في سجل خاص يفتح لهذا الغرض يمرر على الموظفين للإطلاع على محتوياتها والتوقيع عليها.
هذا، ومن ضمن الإعلانات أيضا، تلك الإعلانات التي نشاهدها يوميا في الأماكن العمومية الخاصة بالنشر والتبليغ، أو تلك التي نطالعها في الصحف اليومية، أو اللافتات الاشهارية أو على ملصقات المباني والساحات العمومية، كالإعلان عن مناقصة أو مزايدة أو المشاركة في مسابقة أو امتحان مهني أو انقطاع التيار الكهربائي، أوانقطاع الماء في حي من الأحياء ... الخ.
تتضمن الإعلانات الصادرة من إدارة عمومية العناصر التالية :
أ - الدمغة (شعار الدولة مع الطابع أي اسم الإدارة التي أصدرت الإعلان)
ب – رقم التسجيل .
ج – عنوان الوثيقة (إعلان) بخط بارز وقد يكون متبوعا بالموضوع مثلا: إعلان متعلق ب ...
د – مضمون الإعلان و يكون مختصرا واضحا و دقيقا .
ه - تاريخ ومكان إصداره .
و – توقيعه من طرف السلطة أو الهيئة أو المسؤول الإداري المعني .
رابعا: وثائق السرد والوصف والتحليل
أ- المحضر:
المحضر هو وثيقة إدارية لها قوة الإثبات تخول لصاحب سلطة أو عون مختص أن يدون فيها وقائع وأحداث أو وضعيات أو اجتماعات يكون قد سمعها أو شاهدها أو أشرف عليها، بموضوعية تامة وتدون تصريحات الأشخاص المعنيين والشهود في سجل رسمي يوقع عليه من طرفهم وتدل كلمة محضر دلالة تامة. على إثبات حضور الشخص أو الأشخاص المعنيين أنفسهم في المكان والزمان المحددين للإدلاء بتصريحام بخصوص حادثة أو واقعة معينة أمام السلطة المختصة مثل ما هو ثابت بالنسبة لمحاضر التصريح بالأشياء المسروقة أو التحري أو الاستنطاق الذي يقوم به أعوان السلطة العمومية. وقد يكون وصفا شاملا مجريات سير الاجتماع الذي يدون فيه كاتب الجلسة كل ماسمعه من مداخلات وتعقيبات من قبل الأعضاء المجتمعيين.
يهدف المحضر إلى مشاهدة الوقائع والأحداث أو الوضعيات أو حضور جلسات الاجتماعات وتدوينها، كما يهدف إلى إثبات صحتها، وإمكانية عرضها على المسؤولين الإداريين لاتخاذ الإجراءات والقرارات المناسبة بكل موضوعية .
يمكن أن نميز– من حيث الشكل – نوعين أساسيين من المحاضر، هما :
أولا : محاضر تتناول وقائع أو أحداثا أو وضعيات أو تحريات أو سماع أقوال ......الخ
ثانيا : محاضر تتناول جلسات الاجتماعات الإدارية المختلفة.
.1.4 عناصر التقديم المادي لمحاضر النوع الأول
(محاضر عن وضعيات أو عن أحداث أو وقائع أو تحريات أو سماع أقوال .... الخ) ويراعى في هذا النوع من المحاضر العناصر التالية :
- الدمغة. - رقم التسجيل : يدون في السجل الخاص بالمحاضر .
- عنوان مختصر للوثيقة : ويكون في وسط الجهة العليا من الوثيقة
مثلا : - محضر تنصيب -محضر معاينة .... الخ .
- جملة تمهيدية : - تبين التاريخ و الساعة بالحروف لا بالأرقام
مثلا: في الخامس والعشرين من شهر نوفمبر سنة ألفين وثمانية على الساعة التاسعة صباحا.
- اسم وصفة الموظف المكلف بتحرير المحضر . - لسند المعتمد لتحرير المحضر .
مثلا : القرار – المقرر – الأمر ..... الخ .
- العرض : عرض الوقائع والأحداث والوضعيات المشاهدة، والتدابير المتخذة .
- صيغة الاختتام : وتكون على سبيل المثال كالآتي :
"وإثباتا لذلك فقد حررنا هذا المحضر و أمضيناه مع الشهود، بعد ما تلوناه عليهم وذلك في يومه وساعته".
- المكان و التاريخ : و يكون بالأرقام لا بالحروف .
مثلا : الجزائر في 2008/11/ 25
- الإمضاء :- إمضاء محرر المحضر في الجهة اليسرى تحت المكان والتاريخ .
- إمضاء المعني أو المعنيون بالأمر، والشهود (إن وجدوا) في الجهة اليمنى.
.2.4 عناصر التقديم المادي)لمحاضر النوع الثاني ( :محاضر عن الاجتماعات
يراعى في هذا النوع من المحاضر العناصر التالية :
- الدمغة .
- رقم التسجيل : يدون في سجل خاص بمحاضر الاجتماعات .
- عنوان الوثيقة : ويكون في أعلى وسط الوثيقة
مثلا : - محضر اجتماع اللجنة الإدارية المتساوية الأعضاء .
- محضر اجتماع مجلس التعليم .... الخ .
- جملة تمهيدية : يراعى فيها النقاط التالية :
- التاريخ و الساعة بالحروف لا بالأرقام .
- مكان انعقاد الاجتماع .
- اسم و صفة رئيس الجلسة .
- الأعضاء الحاضرون : ( الاسم واللقب والوظيفة ) .
- الأعضاء الغائبون ( بعذر أو بدون عذر ) .
- جدول الأعمال : ويتضمن موضوع الاجتماع .
- المداولات : ( أي سير الجلسة ومناقشة النقاط المدرجة في جدول الأعمال والقرارات المتخذة بالتفصيل ) .
- صيغة الاختتام : و تكون على سبيل المثال كالآتي :"بعد الانتهاء من دراسة ومناقشة النقاط المدرجة في جدول الأعمال، رفعت الجلسة على الساعة ..... ".
2008/11/ - المكان و التاريخ : و يكون بالأرقام مثلا : الجزائر في : 25
- الإمضاء :- إمضاء رئيس الجلسة في الجهة اليسرى تحت المكان و التاريخ .
- إمضاء كاتب الجلسة في الجهة اليمنى__
ب- عرض الحال
هو وثيقة إدارية تسرد وتروي بكيفية مفصلة أو موجزة ما قيل أو ما تم فعله بمناسبة حادث معين أو قد يعرض حالة معينة عن نشاط أو مناقشة دارت خلال اجتماع ما .
وهو معد لإخبار رئيس إداري وقد يقصد منه المحافظة على أثر مكتوب فقط، مما قيل أو تم فعله في مناسبة ما، فمثلا يمكننا تحرير عرض حال عن مناقشة محاضرة أو جلسة عمل لاجتماع معين أو مهمة، أو حادث مرور ... الخ .
توجد أنواع كثيرة لعرض الحال و الأكثر استعمالا" منها يمكن حصره فيمايلي :
- عرض حال عن حادثة .
- عرض حال عن نشاط .
- عرض حال عن اجتماع .
- تقديمه المادي : ( شكله ):
- بالنسبة للنوعيين الأولين (عرض حال عن حادثة وعرض حال عن نشاط يراعى في شكلها العناصر التالية :
- الدمغة :
- عنوان الوثيقة : و يكتب في أعلى وسط الورقة
مثال على ذلك : عرض حال عن حادثة عمل .
- جملة تمهيدية : ( مقدمة) يدون فيها التاريخ و الساعة و المكان بالحروف .
- العرض (نص الموضوع) : ونذكر فيه ظروف وملابسات الحادثة، والضحايا والشهود إن وجدوا، ثم النتائج التي أسفرت عليها الحادثة فالمتابعة .
- الجملة الختامية : وتتضمن الاستنتاجات العامة وتجدر الإشارة إلى وجوب معالجة كل نقطة بوضوح و دقة تجنبا للغموض و اللبس في شرح و تفسير الأحداث .
- تدوين المكان و التاريخ بالأرقام :
مثال ذلك : حرر بالجزائر في 2008 /11/29:
- الإمضاء : من طرف محرر عرض الحال .
أما بالنسبة للنوع الثالث : (عرض حال عن اجتماع)
فيراعى فيه العناصر التالية :
- الدمغة .
- عنوان الوثيقة و يكتب في أعلى وسط الورقة .
مثال على ذلك : عرض حال عن الاجتماع اللجنة المكلفة بالتكوين المتخصص .
- جملة تمهيدية : وتحرر مباشرة بعد ذكر العنوان، وندون فيها تاريخ وساعة ومكان انعقاد الاجتماع، وكذا اسم وصفة من ترأس الاجتماع موضوعه، كما ندون أسماء وصفات الأشخاص الذين حضروا الاجتماع مثال على ذلك:
اجتمعت اللجنة المكلفة بالتكوين المتخصص في التاسع والعشرين من شهر نوفمبر سنة ألفين وثمانية على الساعة التاسعة صباحا، بمقر : ............... وبرئاسة السيد /
..............مدير : ................ وذلك لدراسة المسائل المتعلقة بالتكوين المتخصص وقد حضر هذا الاجتماع . / للسنة التكوينية 2009_ 2008
- الاسم و اللقب - الوظيفة
............................. ...........................-1
............................. ........................... -2
- سير المداولات :
ينبغي أن يكون عرض الحال مختصرا قدر الإمكان دون غموض، ويتعين على محرر عرض الحال ألا يذكر مع اسم المتدخل إلا التدخلات المفيدة المتعلقة بالموضوع، تجنبا لكل ما من شأنه أن يعرقل السير الحسن للمداولات.
ومن جهة أخرى فإذا اتخذ قرار معين أو ذكر رأي وجيه ينبغي أن نبين ما إذا كان هذا الرأي أو ذلك القرار بالإجماع أو بالأغلبية ........ الخ .
- جملة ختامية : وأخيرا فإن عرض الحال ينتهي دائما بجملة ختامية على النحو التالي :
وبعد الانتهاء من دراسة ومناقشة النقاط الواردة في الموضوع أو في جدول الأعمال) رفعت الجلسة على الساعة الواحدة زوالا .
2008 / 11- المكان و التاريخ بالأرقام : مثال ذلك : حرر بالجزائر في 29
- الإمضاء : و يكون من قبل محرر عرض الحال .
ملاحظة :
يمكننا ملاحظة أن عرض الحال الخاص باجتماع معين يشبه المحضر الخاص بالاجتماع من حيث التقديم المادي، ولذا نجد العبارة المتداولة في الإدارة الجزائرية هي المحضر ونادرا ما تستعمل عبارة عرض الحال .
فالمحضر وثيقة لها قوة الإثبات أما عرض الحال فهو وثيقة إدارية تحرر وتوقع وترفع من المرؤوس إلى الرئيس لإفادته بواقعة معينة، تنقل كما هي غير أنه لا يتضمن اقتراح معين لحل المشكل المطروح، في حين أن المحضر وثيقة لها قوة الإثبات، ويتضمن اقتراحات لحل المشكل المطروح، تحليلا وإبداء الرأي فيها باقتراح الحل المناسب