Course info

جامعة عباس لغرور – خنشلة –

كلية العلوم الاقتصادية والتجارية وعلوم التسييير                                 ا.د بلقيدوم صباح bsabah@ymail.com

السنة الجامعية: 2021-2022

السنة الثانية علوم مالية- السداسي الثالث

مقياس: تسيير المؤسسة

 

 

عنوان المحاضرة: وظائف تسيير المؤسسة ( الوظائف الإدارية )

الهدف: تهدف هذه المحاضرة إلى تسليط الضوء على مختلف وظائف المؤسسة

عناصر المحاضرة:

أولا: وظيفة التخطيط

ثانيا: وظيفة التنظـــــيـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــم

ثالثا: وظيفة التوجيه

رابعا: وظيفة الرقابة

 

 

 

 

 

 

 

 

 

المحاضرة الرابعة: وظائف تسيير المؤسسة ( الوظائف الإدارية )

أولا: وظيفة التخطيط

   تعتبر وظيفة التخطيط أولى الوظائف الأربعة الرئيسية في العملية الإدارية  وتمثل نقطة البداية للعمل الإداري لأنها تؤثر تأثيرا كبيرا في الوظائف الأخرى، وبالتالي في نجاح العملية الإدارية أو فشلها. ول يمكن لأي منظمة النجاح بدون التخطيط السليم، ولا يستطيع أي مدير الأعداد للمستقبل بدون التخطيط .

   والتخطيط يلزم المنظمة والإدارة التفكير في ماهية القرارات التي يجب أن تتخذها الآن لتكون صالحة ليوم غدا ومستعدة للسنوات المقبلة وكذلك صياغة وتحقيق أهدافها بشكل يسمح لها البقاء والاستمرار في ظل الضغوطات والمنافسة.

1- تعريف التخطيط

-          يعرف التخطيط على انه "عمل ذهني يتعلق باستقراء المستقبل والأحداث التي يمكن أن يخبئها مع الإشارة إلى أن هذا الاستقراء يجب أن ينصب على معرفة واكتشاف الجوانب الايجابية في المستقبل، وذلك لضمان الحصول على نتائج ايجابية تعكس أهداف المشروع في الاستمرار والتطور".

-          يعرفه البعض الآخر على انه " الإعداد المسبق أو المقدم لما يجب عمله في المستقبل بغرض تحقيق هدف أو مجموعة من الأهداف، فهو جسر الوصول إلى المستقبل".

-          يعرفه ناخرون على انه" اختيار المعلومات ووضع فرضيات مستقبلية من اجل تحقيق هدف معين".

-          كذلك يعرف على انه" القرار المسبق لما سوف نعمل، كيف نعمل؟ متى نعمل؟ بواسطة من نعمل؟

-          يعرف أيضا على انه الفارق بين الوضعية الحالية والوضعية المستهدفة وهو (التخطيط) يبحث عن تقليص هذا الفارق أو محوه ".

وبصفة عامة يعرف التخطيط: وذلك بالإجابة على الأسئلة التالية:

- لماذا؟ الإجابة على هذا السؤال يبين الهدف المنشود أي تحقيق سبب التواجد.

- ماذا؟ الإجابة على هذا السؤال يبين لنا مجموعة العمليات التي يجب أن نقوم بها لتحقيق الهدف.

- من؟ الإجابة على هذا السؤال يبين الموارد البشرية الضرورية للقيام بهذه العمليات.

- أين؟ الإجابة على هذا السؤال يبين المكان الذي نقوم فيه بالعمليات ( ورشة، فرع..... ).

- متى؟ الإجابة على هذا السؤال يبين مهلة انجاز مختلف العمليات( مهلة انجاز المشروع ككل ).

- كيف؟ الإجابة على هذا السؤال يبين كيفية تحقيق الهدف ( التنظيم، استغلال الموارد.... ).

وباختصار وكفحوى قول:

   فالتخطيط هو الوظيفة الأساسية والأولى للمسير، كونها تتضمن كل من : تحديد الهدف واتخاذ القرار اللازم لتحقيق هذا الهدف عن طريق اختيار البديل الأمثل من بين البدائل المتاحة.

 

                                                   درجة عالية من التفكير الابتكاري.

إذا التخطيط يتطلب                               وينطوي على قدر كبير من التنبؤ بالمستقبل.

                                                   هو الوظيفة الأولى التي تسبق ما عداها من الوظائف الإدارية الأخرى.

ويمكن تمثيل ذلك كله بيانيا في الشكل التالي:

شكل رقم (14 ): متطلبات التخطيط

 

 

                                                                                       الذي يساعد في معرفة

ما هو نوع العمالة المطلوب؟

                               

 

                                                                                                    الذي يؤثر   على نوع التوجيه                          

كيفية القيادة الفعالة للأفراد

                                                        أساس تقرير وتحديد

 

                                                                                    التأكد من   نجاح تنفيذ الخطط

 

 

المصدر: كامل علي متولي عمران، "التخطيط والرقابة"، الطبعة الأولى، مركز تطوير الدراسات العليا والبحوث، القاهرة، 2007 ، ص 15

2- أهمية التخطيط: في الحقيقة تكمن أهمية التخطيط في الإجابة على سؤال. لماذا نقوم بعملية التخطيط؟

إن الإجابة على التساؤل المطروح آنفا تتمثل في تعداد الفوائد الناتجة عن عملية التخطيط و هي:

ü       يحدد التخطيط أهداف العمل في المنظمة ( الهدف الكلي و الأهداف الجزئية ).

ü       يمكن التخطيط من تلمس المشكلات و المعوقات التي يمكن أن تعيق عمل المنظمة مستقبلا. و بالتالي كيفية مواجهتها ( تقليص المخاطر ).

ü       يمكن التخطيط من تحديد مدخلات و مخرجات و احتياطات عمل المنظمة بشكل دقيق.

ü       إمكانية التنسيق بين مختلف إدارات و أقسام المنظمة ( المشروع ) عن طريق تحديد صلبة العلاقات الأفقية و العمودية بين مختلف المستويات الإدارية.

ü       الدقة في استثمار الموارد المتاحة ( رأس مال.مواد.ا.أفراد.آلات...) و بالتالي تحديد كفاءة الاستمرار عن طريق تحديد الجدوى الاقتصادية له ( تقليص التكاليف ).

ü       إمكانية الرؤيا الشاملة لنشاطات المنظمة من خلال الخطة الشاملة و الموضحة و بشكل رقمي يعكس حقيقة المستقبل في الخطة.

ü       تعتبر الخطط أدوات للقيام بوظيفة الرقابة، فهي معيار رقابي للانجاز.

ü       وضع السيناريوهات اللازمة كرد على نتائج المنافسة في الأسواق الداخلية و الخارجية.

ü       استثمار الفرص التي قد تتاح ضمن ظروف معينة قد تطرأ على الأسواق لتعزيز تواجدها في السوق

3- خصائص التخطيط

- أن يكون التخطيط اقتصادي (تكاليف مقبولة).

- أن يكون مرن.

- أن يكون عقلاني.

- أن يكون رسمي (وقت التخطيط معروف، العلاقات واضحة ....).

4- مراحل عملية التخطيط

1- مراحل عملية التخطيط: كيف؟ تمر عملية التخطيط في منظمات الأعمال بالخطوات التالية حسب الشكل الموالي:

شكل رقم ( 15 ): مراحل التخطيط

مراحل عملية التخطيط

 

 

 

          

 

 

المصدر: كامل علي متولي عمران، "التخطيط والرقابة"، الطبعة الأولى، مركز تطوير الدراسات العليا والبحوث، القاهرة، 2007 ، ص 15

1. تحديد الأهداف: إن الخطوة الأولى لعملية التخطيط تكمن في تحديد الهدف الكلي أو الأساسي للمنظمة، ثم بعد ذلك تحديد الأهداف الجزئية للإدارات والأقسام المختلفة حيث يتم تحديد مكان وتوقيت ومسؤولية تنفيذ هذه الأهداف بشكل واضح.

2. معرفة ظروف البيئة المحيطة: هنا يتم تحليل مجموعة الظروف المحيطة بالمنظمة، و التي لا بد من التعامل معها كونها تؤثر في مسار العمل في المنظمة مستقبلا، و عليه لكي تكون الأهداف واقعية و قابلة للتطبيق ضمن ظروف البيئة المحيطة بها. و هذه الظروف تنقسم إلى نوعين: خارجية وداخلية.

3. تحديد الخيارات الممكنة: و هذه المرحلة تتضمن جمع اكبر قدر ممكن من البيانات و إخضاعها للتحليل العلمي و ذلك للحصول على معلومات دقيقة و مفيدة و هي أساس و ضع

خيارات متعددة و التي تخضع بدورها للاختبار من قبل المتخصصين في إدارة المنظمة و ذلك للوصول إلى اختيار الاختيار البديل من حيث التكلفة والإيراد المتوقع.

4. الاختيار النهائي و تحديد الخطة: هذه المرحلة حاسمة كونها تحدد الاختبار الذي سوف يعتمد من قبل الإدارة كأسلوب عمل و خطة واجبة التنفيذ.

ونشير هنا إلى أن تحديد هذا الخيار يتضمن أيضا تحديد الخطوات الأساسية لما يجب تنفيذه ( موارد مادية و مالية و بشرية ).

   من جهة أخرى فان عملية الاختيار هذه تعكس مستوى كفاءة المسيرين في اتخاذ القرار السليم.

5. التنفيذ: بعد وضع الخطة و اعتمادها يتم نقلها إلى حيز التنفيذ و ترجمة ما جاء بها من أرقام إلى واقع عملي ملموس ( أما سلعة مادية أو خدمة معينة ).

* المتابعة و الرقابة على التنفيذ: الرقابة ليست مرحلة من مراحل وضع الخطة بل هي وظيفة رئيسية و مستقلة من وظائف التسيير لكن الضرورة تقتضي إدراجها هنا مما يوضح العلاقة الوثيقة بين كل من وظيفتي التخطيط و الرقابة .

5- أنواع ووسائل التخطيط

1- أنواع التخطيط

هناك نوعان من التخطيط:

 

                          j تخطيط متكرر الاستعمال                                           k تخطيط غير متكرر

 

 

           الأهداف   الاستراتيجيات  السياسات         القواعد             الإجراءات                   البرامج              الموازين التقديرية

-          النوع الأول:

-          الأهداف: هي غايات الإدارة النهائية التي ينبغي الوصول إليها من خلال امتلاكها للمشروع فهي تعتبر المرشد و الموجه الأساسي للنشاط الكلي في منظمات الأعمال.

-          الإستراتيجية: هي عبارة عن خطة عامة و شاملة تتعلق بمجموعة الأهداف الطويلة و ترتكز على أهداف النشاطات الرئيسية في المنظمة ( التسويق، التمويل، الإنتاج، البحث.... ).

-          السياسات: هي تصريح المرؤوسين في المنظمة لإرشادهم في اتخاذ القرارات المتعلقة بتنظيم الأعمال لديهم، و قد تكون في شكل كتابيا أو شفويا (إجازة براتب).

-          القواعد: تشبه السياسات إلا أنها ملزمة للتطبيق و ليست مرنة كالسياسات مثل: ممنوع التدخين في أماكن العمل، يمنع استعمال ممتلكات الشركة لأغراض خاصة.

-          الإجراءات: هي مجموع الخطوات المتتالية و المترابطة كل منها بالأخر بالأداء أو تنفيذ مهمة معينة (التوظيف، تجهيز طلبيه معينة).

-          النوع الثاني: التخطيط غير المتكرر الاستعمال:

• o      البرامج: هي مجموعة من البيانات ة الإجراءات و القواعد التي توضع للقيام بمهمة محددة ينتهي العمل بحال إتمامها. و قد تكزن البرامج كلية أو جزئية مثال ذلك البرنامج التدريبي للعمال.
• o      الموازين التقديرية: هي بيان رقمي مفصل تصنعه الإدارة المعنية لاستقراء النتائج الفعلية المستقبلية لنشاط معين معبرا عن ذلك بقيم عددية (ساعات العمل، وحدات الإنتاج...) وهي من أهم الأدوات الرقابية فهي تمثل صورة المنظمة في المستقبل.

2- طرق و وسائل التخطيط:

                                              كمية             الانحدار، المتوسطات المعمارية

-          التنبؤ: التوقع            

                                              نوعية           رأي الخبراء العصف الذهبي، حوصلة الآراء ( دلفي )

-           إعداد الخطط: حسب المستويات                      حسب موارد واحتياجات القسم.

                                                                 نقاط قوة ونقاط ضعف

-          مصفوفة SWOT

                                                                  فرص وتهديدات

-          طريقة الامثلية: طريقة كمية كالبرمجة الخطية.

-          التصورية: تصور بوضع فرضيات مستقبلية.

-          تحديد البرامج و المشاريع: تحديد الأولويات (طريقة رسم البيانات).

 

ثانيا: وظيفة التنظـــــيـــــــــــــــــــــــــــــــــــــــم

   من الطبيعي والمنطقي أن تكون وظيفة التنظيم الوظيفة الثانية أو العنصر الثاني في العملية الإدارية بعد وظيفة التخطيط. فبعد إتمام وضع الأهداف والاستراتيجيات والخطط، لا بد للإدارة من القيام بالأنشطة الصحيحة لتحقيق الأهداف المرجوة.

   فالغرض من التنظيم هو إيجاد إطار هيكلي يحدد كيفية توزيع الأنشطة التي تم تحديدها أثناء التخطيط وتوزيعها على الأفراد والجماعات في المنظمة بما يضمن تحقيق الأهداف التي وضعت أثناء التخطيط.

   ويمكن القول بأن التنظيم هو تحويل الخطط ( ترجمتها ) إلى أفعال، وجعل المنظمة متماسكة. 

   من الطبيعي والمنطقي أن تكون وظيفة التنظيم الوظيفة الثانية أو العنصر الثاني في العملية الإدارية بعد وظيفة التخطيط. فبعد إتمام وضع الأهداف والاستراتيجيات والخطط، لا بد للإدارة من القيام بالأنشطة الصحيحة لتحقيق الأهداف المرجوة.

   فالغرض من التنظيم هو إيجاد إطار هيكلي يحدد كيفية توزيع الأنشطة التي تم تحديدها أثناء التخطيط وتوزيعها على الأفراد والجماعات في المنظمة بما يضمن تحقيق الأهداف التي وضعت أثناء التخطيط.

   ويمكن القول بأن التنظيم هو تحويل الخطط ( ترجمتها ) إلى أفعال، وجعل المنظمة متماسكة. 

1-تعريف التنظيم: يحمل التنظيم معاني مختلفة ومتنوعة تعددت وتنوعت وفقا لوجهات نظر كتاب الإدارة و مفكريها و منهم:

ü       fayol: عرف التنظيم بأنه"إمداد المنظمة بكل ما يساعدها على تأدية وظائفها من المواد الأولية و المعدات و رأس المال و الأفراد،و هذا ما يتطلب من المدير إقامة العلاقات بين الأفراد بعضهم ببعض،و بين الأشياء بعضها ببعض".

ü       f.terry: يعرف التنظيم على انه إنشاء علاقات فعالة بين الأشخاص بحيث يستطيعون العمل مع بعضهم بفعالية و بحيث يشعرون بالارتياح الشخصي بمختلف العمليات التي يقومون بها في محيط معين قصد تحقيق أهداف معينة.

ü       O’Donnell et koontz: عرف التنظيم على انه «جميع الأنشطة الضرورية لتحقيق أهداف المنظمة، و إسناد كل مجموعة من مجموعات النشاط إلى مدير يتمتع بالسلطة اللازمة لأداء هذا النشاط "، و بالتالي فان التنظيم ينطوي على تحديد العلاقات السلطوية، مع التنسيق بينها أفقيا و راسيا داخل هيكل التنظيم.

ü       عبد السلام أبو قحف: " التنظيم كوظيفة من وظائف المدير (المسير) يعني تحديد الأنشطة المطلوب انجازها لتحقيق الأهداف و تحديد الأفراد الذين سيقومون بتنفيذ هذه الأنشطة و تحديد مراكز السلطة و المسؤولية و أساليب الإشراف و التنسيق بين هذه الأنشطة بالإضافة إلى بناء الهيكل التنظيمي الذي يوضح من الذي يقوم بماذا،و من المسئول عن ماذا...الخ و اتخاذ القرارات التي تساهم في تحقيق الأهداف ".

 و عليه يمكن أن نستخلص من التعاريف السابقة التعريف التالي:

    التنظيم " هو عبارة عن تقييم و تجميع الأنشطة في وحدات معينة، ثم تحديد  العلاقات و التدخلات بين هذه الوحدات،و بالشكل الذي يجعلها في النهاية تعمل كمجموعة منسقة معتمدة على بعضها البعض في سبيل تحقيق هدف المنظمة الذي تسعى لتحقيقه بأقل تكلفة و جهد ممكنين ".

- تنظيم الجهود يعني في الواقع تنظيم الأفراد.

- التنظيم يتضح في تحديد:

                       -  أوجه نشاطات المنظمة.

                       - توصيف و ترتيب الوظائف.

                       - تحديد السلطات و المسؤوليات اللازمة.

2-أهمية وظيفة التنظيم: تكمن فيما يلي:

1. 1.       جعل كل عضو من أعضاء التنظيم يعرف ما هي الأنشطة التي سيقوم بها.
2. 2.       التنظيم السليم يساعد في تحديد علاقات العمل بالمنظمة تحديدا واضحا ، فكل عضو يعرف مكانه و علاقاته التنظيمية برؤسائه أو مرؤوسيه.
3. 3.       يساهم التنظيم في التوحيد الشامل لجهود و تصرفات الجماعة و توجيهها نحو الهدف المشترك.
4. 4.       يساهم التنظيم في تحقيق أفضل استخدام للطاقات البشرية و المادية.
5. 5.       يسمح التنظيم بتفادي مشكلات عديدة في العمل كالازدواج في العمل،شيوع المسؤولية.

3- مبادئ التنظيم

1. 1.      مبدأ وحدة الهدف: أي أن الأهداف الجزئية تكون متكاملة ومتناسقة وغايتها تحديد الهدف العام للمؤسسة، أي توحيد الجهود وحشد الموارد نحو بلوغ هذه الأهداف، ونشير هنا إلى أن فعالية التنظيم تقاس بمدى نجاحه في بلوغ الأهداف التي تسعى المنظمة الوصول إليها.
2. 2.      مبدأ تقسيم العمل والتخصص: إن تقسيم العمل يمثل ضرورة لعدة أسباب منها:

ü تعدد وتشعب مجالات المعرفة مما يصعب على فرد واحد الإلمام بها.

ü إن الطاقة الذهنية والبدنية للفرد محدودة

ü ضيق الوقت المتاح أمام الفرد الواحد لانجاز الأنشطة والمهام التي تؤدي إلى تحقيق الهدف

ü كلما زادت درجة تقسيم العمل والتخصص، كلما زادت الدقة والسرعة في العمل وبالتالي ارتفاع مستويات الإنتاجية.

   * نشير فقط إلى انه لا يجب المغالاة في عملية تقسيم وتخصيص العمل لان ذلك سيؤدي إلى الملل وانخفاض الروح المعنوية وبالتالي انخفاض الإنتاجية، ومن جهة أخرى ليست كل الأعمال قابلة للتقسيم.

3. مبدأ المسؤولية: المسؤولية هي إلزام أو التزام شخص معين بتنفيذ عملية أو نشاط معين وقبول هذا الشخص بمحاسبته في تنفيذ هذا العمل. والمسؤولية قد تكون فردية أو جماعية، ومن فوائدها نذكر ما يلي:

ü       المسؤولية تشجع على تنفيذ العمليات؛

ü       المسؤولية تمنع الاتكال على الغير؛

ü       المسؤولية تشجع على الرقابة؛

ü       المسؤولية لا يمكن تفويضها.

4. مبدأ السلطة: السلطة هي" حق شخص في استعمال الموارد المتاحة للقيام بعمله، أو هي إمكانية القيادة وإدارة المرؤوسين واستعمال الموارد المتاحة بكيفية رشيدة وفعالة " Bergeron. وحتى يكون الفرد مسئولا لابد أن تكون له سلطة، فالمسؤولية تتبعها السلطة.

5. مبدأ تفويض السلطة: إذا كانت السلطة تعني الحق في إمرة الآخرين، فتفويض السلطة يعني التنازل عن جزء من صلاحيات فرد معين في ممارسة السلطة لفرد آخر حتى يتمكن الأخير من انجاز الأنشطة المناط بها.  وتفويض السلطة لا يعني تفويض المسؤولية.

   - التسلسل الرئاسي هو احد نواتج تطبيق مبدأ تفويض السلطة

    وتنقسم السلطة إلى ثلاث أنواع هي:

                                  

                السلطة التنفيذية                           السلطة الاستشارية                          السلطة الوظيفية

ومن عوامل تفويض السلطة ما يلي:

ü       مدى كفاءة المرؤوس ( المفوض إليه ).

ü       رغبته في تحمل الأخطار.

ü       طبيعة الرئيس نحو التسلط أو الديمقراطية و إيمانه بأهمية التفويض.

ü       تكلفة العمل الذي سوف تفوض السلطة من اجل تنفيذه.

1. 6.      مبدأ التكافؤ بين السلطة والمسؤولية: أي ضرورة تناسب سلطة المدير مع مسؤولياته بحيث لا تكون المسؤولية اكبر من السلطة المفوضة له أو العكس أي أن المسؤولية شريكة السلطة لا غنى عنها وحيثما تمارس تنشأ المسؤولية.

7. مبدأ المرونة ( الدينامكية ):

ü       يجب أن يكون التنظيم مرنا لمواجهة الظروف المتغيرة، أي يجب أن تتجنب المنظمة الإجراءات المعقدة والروتينيات الزائدة في الرقابة قدر الإمكان، فاستمرار يتوقف على حد كبير على كثير من العوامل ومن أهمها، مدى قدرته على التكيف مع ظروف البيئة والتغير في أهداف ونشاطات المنظمة.

ü       التصميم التنظيمي (الهياكل التنظيمية) المقصود بالتصميم  التنظيمي هو تجميع الأنشطة في إدارات أو أقسام في المنظمة ( أي تكوين الوحدات التنظيمية ) وذلك بهدف تحقيق التنسيق أو الترتيب الفعال لانجاز الأنشطة، وجهود الأفراد، وتجنب التضارب والصراعات والازدواج في تنفيذ الأنشطة.

   ويتم تحديد الهيكل التنظيمي لأي منظمة بعد تحديد مراحل التنظيم السالفة الذكر و هناك عوامل تتحكم في تكوين التصميم التنظيمي منها:

ü       حجم المنظمة: كلما كبر حجم المنظمة أدى هذا إلى كبر حجم الأنشطة و الأعمال .

ü       درجة الانتشار الجغرافي للمنظمة .

ü       درجة تقسيم العمل أو التخصص المطبقة في المنظمة.

ü       مدى تعدد أو تنوع نشاط المنظمة أو خدماتها.

ü       درجة التغير التكنولوجي .

ü       معدل نمو المنظمة.

3-خطوات عملية التنظيم يمكن استعراضها في الشكل التالي:

شكل رقم (16): عملية التنظيم

فهم أهداف وخطط المنظمة

   

  

                                                تحديد الأنشطة                       تحديد الأفراد

تقييم نتائج إستراتيجية التنظيم المطبقة

                                                                     اللازمة                                اللازمين

 

 

 

 

 

 

 

المصدر: محمد قاسم القريوتي، "نظرية المنظمة والتنظيم"، الطبعة الثالثة، دار وائل للنشر، عمان، الأردن، 2008 ،ص 50

1- أسباب ضرورة التنظيم: من أهم الأسباب التي تدعو إلى التنظيم ما يلي:

1. 1.      تحديد خطوط السلطة: لان وضوح هذه الخطوط يخلق أوامر ضمن الجماعة و فقدانها يؤدي إلى أوضاع صعبة.
2. 2.      التنظيم يحسن الكفاءة وجودة العمل و يظهر التعاون بين الأفراد و الجماعات و الذي يؤدي إلى تقسيم العمل.
3. 3.      التنظيم يحسن الاتصالات، فالهيكل التنظيمي الواضح يحدد قنوات الاتصال بين أعضاء المنظمة و هذا يؤدي أو يضمن اتصالات أكثر كفاءة.

4- مكونات وظيفة التنظيم ينطوي على المكونات التالية:

1. 1.      العمل: أي العمل الذي يحدث من اجله التنظيم، و من خلاله تشتق الأنشطة الضرورية التي تشكل أساس الجهود التنظيمية، و يجب تقسيم العمل إلى أجزاء و إسنادها إلى جماعات تنظيمية محددة ثم بعد ذلك إلى أفراد.
2. 2.       الأفراد:أي الأفراد الذين سيقومون بأداء العمل، و كذا تحديد مهاراتهم و خبراتهم و قدراتهم و سلوكياتهم. أي تقسيم العمل إلى أنشطة يتعهد بها لكل فرد يمكنه القيام بها بنجاح.
3. 3.       مكان العمل: ينطوي مكان العمل على الوسائل المادية و البيئية اللازمة لتحقيق العمل بواسطة الأفراد (كموقع أداء العمل، المواد، آلات الإضاءة، المكاتب، الاستمارات، النماذج...)، و يجب أن تظهر هذه الأخيرة في عمل كل جماعة أو كل فرد، و هي ضرورية لتنفيذ الأنشطة المطلوبة.
4. 4.       علاقات العمل: إن العلاقات بين العمل و الأفراد و أماكن العمل هي جزء هام و ضروري للتنظيم لان هذه العلاقات تؤثر على مخرجات العمل و على رضي العاملين أيضا. (كالعلاقات بين الوحدات التنظيمية و أخرى، العلاقة بين موظف و آخر...)

5- أسس تكوين و بناء الهياكل التنظيمية يتم تجميع الأنشطة و الأعمال في وحدات تنظيمية على عدة أسس و معايير، مع الإشارة إلى انه من النادر جدا استخدام أساس أو معيار واحد للجميع، و نذكر منها ما يلي:

1. 1.      على أساس الوظائف: في هذه الحالة يتم تجميع الأنشطة و الأعمال في إدارات أو أقسام تنظيمية بناء على طبيعة الوظيفة التي تندرج تحتها هذه الأنشطة، مثلا(أعمال البيع، الإعلام، الترويج، بحوث التسويق...) في إدارة التسويق. و الشكل التالي يوضح الهيكل التنظيمي على أساس الوظائف.

شكل رقم (  17) : الهيكل التنظيمي على أساس الوظائف

 

 

 

 

 

 

 

 

المصدر: من إعداد الباحة

1. 2.      على أساس المناطق الجغرافية: عندما تتعدد و تتنوع المناطق (أو الأسواق )الجغرافية التي تخدمها المنظمة يصبح من الصعب تجميع الأنشطة و الأعمال على أساس الوظائف وعليه يمكن أن تجمع على أساس المناطق بحيث تتخصص كل إدارة في خدمة منطقة جغرافية معينة.

شكل رقم( 18 ): أنشطة المنظمة على أساس المناطق

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. 3.      النواتج (سلع وخدمات): هنا يتم تجميع الأنشطة أو الأعمال طبقا لنوع السلعة أو الخدمة التي تنتجها أو تقدمها المنظمة.

1. 4.      على أساس العملاء: من الممكن تجميع الأنشطة على أساس مجموعات العملاء الذين تتعامل معهم

المنظمة، أي تخصيص إدارة / قسم لخدمة مجموعة معينة من العملاء أو المستهلكين لسلعة ما، أو المنتفعين بخدمة معينة.

1. 5.      على أساس العمليات أو المراحل الفنية: يطبق هذا النوع من التجميع للأنشطة أو المهام إذا توفرت الشروط التالية:

ا- تعدد العمليات و المراحل الفنية.

ب- اختلاف متطلبات و طرق أداء كل مرحلة أو عملية.

ج- سهولة التنسيق المسبق لعلاقة المراحل و العمليات يبعضها البعض.

د- إمكانية قياس أداء كل مرحلة من هذه المراحل

1. 6.      على أساس تعدد الأسس: نظرا لصعوبة أو استحالة استخدام معيار أو أساس و حيد لتجميع الأنظمة في وحدات تنظيمية، فان الوضع الغالب في معظم منظمات الأعمال هو استخدام أكثر من معيار واحد، مع الأخذ بعين الاعتبار الشروط الموافقة التي تحكم إمكانية استخدام كل أساس من هذه الأسس.

كما نشير إلى انه توجد معايير أخرى يمكن العمل بها.

6- التنظيم الرسمي و غير الرسمي:

ü       التنظيم الرسمي: هو التنظيم الذي يهتم بالهيكل التنظيمي، و تحديد العلاقات و المستويات، و تقسيم الأعمال، و توزيع الصلاحيات و الاختصاصات.

- فهو يشمل القواعد و الترتيبات التي تطبقها الإدارة .

- هو العلاقات بين أعضاء المنظمة التي تعرف و تقنن رسميا.

- التنظيم الرسمي يهتم بتقنين محتوى المهنة، أهدافها، علاقتها، مد ى الحريات المتاحة، قنوات الاتصال وغير ذلك.

ü       التنظيم غير الرسمي:و هو التنظيم الذي ينشا بطريقة عفوية غير مقصودة نتيجة للتفاعل الطبيعي بين الأفراد العاملين في المنظمة (أي العلاقات)، و يمكن من معرفة أنواع الجماعات السائدة بين أعضاء المنظمة (كجماعات المصالح، جماعات الصداقة

التنظيم غير الرسمي ليس له تركيب معين أو أقسام معينة و هو في حركية مستمرة .

- فالتنظيم الرسمي يقوم على أساس عقلي، أما التنظيم غير الرسمي فيقوم على أساس عاطفي.

- الأول محدود و معروف، و الثاني لا يحدد شيء.

- هناك ارتباط بين التنظيم الرسمي و التنظيم الغير الرسمي .